Muchas empresas comienzan gestionando su actividad con herramientas sencillas: Excel, documentos compartidos, programas de facturación básicos o incluso procesos manuales.
Durante un tiempo puede funcionar.
El problema aparece cuando la empresa crece, aumentan los clientes, se incorporan trabajadores o empiezan a multiplicarse los datos. Lo que antes era suficiente comienza a generar errores, pérdidas de tiempo y una sensación constante de descontrol.
Si te identificas con varias de las siguientes situaciones, es posible que haya llegado el momento de implantar un ERP.
Un ERP (Enterprise Resource Planning) es un software que centraliza la gestión de la empresa en una única plataforma.
Dependiendo de las necesidades de cada negocio, puede integrar:
El objetivo es que toda la información esté conectada y disponible en tiempo real.
Uno de los síntomas más habituales.
Los datos de clientes aparecen en:
Y muchas veces cada uno contiene información diferente.
Cuando la empresa llega a este punto, los errores empiezan a multiplicarse.
Excel es una herramienta fantástica. El problema es que muchas empresas terminan utilizándolo para tareas para las que nunca fue diseñado.
Empiezan con una hoja sencilla y terminan teniendo:
Todo mezclado en decenas de pestañas.
Si varias personas modifican esos archivos, los problemas suelen aparecer tarde o temprano.
¿Cuántas veces ha ocurrido esto?
Cuando esto sucede con frecuencia, la empresa está perdiendo tiempo y productividad.
Un ERP elimina este problema porque todos trabajan sobre una única base de datos.
Un cliente llama y pregunta por una factura. Otro solicita un presupuesto de hace seis meses. Un proveedor reclama un pedido.
Y empieza la búsqueda:
Si encontrar cualquier dato se convierte en una pequeña investigación, algo no está funcionando bien.
Muchas empresas siguen realizando manualmente procesos que podrían automatizarse.
Por ejemplo:
Cuando una tarea se repite constantemente, suele ser una candidata perfecta para ser automatizada.
Muchos gerentes toman decisiones basándose en intuiciones porque obtener datos fiables requiere demasiado tiempo.
Un ERP permite consultar información clave en segundos:
Y eso facilita mucho la toma de decisiones.
Lo que funciona con 2 empleados no siempre funciona con 10.
Y lo que sirve para 10 empleados puede resultar insuficiente para 30.
Al principio, muchas empresas pueden gestionar su día a día con procesos manuales, hojas Excel o programas poco integrados. Pero a medida que el negocio crece, también aumentan los pedidos, los clientes, las tareas administrativas y la necesidad de coordinación entre departamentos.
Es entonces cuando empiezan a aparecer problemas como:
• duplicidad de tareas,
• pérdida de información,
• errores en facturación,
• falta de control,
• dificultades para trabajar en equipo,
• o retrasos en la toma de decisiones.
Cuando el crecimiento de la empresa empieza a generar desorganización, suele ser el momento de revisar los sistemas de gestión e implantar herramientas más preparadas para acompañar la evolución del negocio.
Hay empresas donde una única persona conoce:
El día que esa persona se va de vacaciones, cambia de puesto o deja la empresa, aparecen los problemas.
La información debe pertenecer a la empresa, no a una persona concreta.
Los cambios normativos son cada vez más frecuentes.
Veri*Factu o la factura electrónica son un ejemplo claro.
Muchas empresas están descubriendo que sus programas actuales no están preparados para los nuevos requisitos y al intentar contactar con la empresa desarrolladora muchas veces ni existe nueva versión para el software o hasta includo la empresa ha desaparecido y este caso tenemos un serio problema.
Un ERP moderno y actualizable facilita enormemente la adaptación a futuras normativas y cambios tecnológicos.
Quizá esta sea la señal más importante.
Si la gestión diaria consume demasiado tiempo:
es posible que el problema no sea la carga de trabajo, sino las herramientas que estás utilizando.
No todas las empresas necesitan exactamente lo mismo.
Algunas pueden funcionar perfectamente con un ERP estándar.
Otras requieren módulos específicos adaptados a su actividad:
Por eso es importante analizar cada caso antes de tomar una decisión.
Muchas empresas descubren que necesitan un ERP cuando los problemas ya son evidentes.
Sin embargo, cuanto antes se detecten las señales, más sencilla suele ser la transición.
Si tu empresa se identifica con varias de las situaciones descritas en este artículo, probablemente ha llegado el momento de plantearse si las herramientas actuales siguen siendo las adecuadas para acompañar el crecimiento de tu negocio
En AGM Informática ayudamos a empresas de Albacete y Castilla-La Mancha a implantar sistemas de gestión adaptados a sus necesidades reales.
Disponemos de AGM Gestión, un software de gestión flexible y preparado para Veri*Factu, así como de un equipo de desarrollo capaz de crear módulos y funcionalidades específicas cuando la empresa necesita algo más que un ERP estándar.
Además, podemos ayudarte en todo el proceso:
Porque implantar un ERP no consiste únicamente en instalar un programa, sino en conseguir que la empresa trabaje mejor.
